Нужны ли вообще должностные инструкции? Накажет ли трудовая инспекция за их отсутствие? Обязательно ли их разрабатывать или проще просто скачать и распечатать?
Форма должностной инструкции Должностная инструкция работника – это локальный нормативный акт. Он разрабатывается специалистами, затем утверждается руководителем юридического лица и после этого вступает в силу. С ней обязательно должен быть ознакомлен работник, для которого она составлена, иначе пропадает смысл ее создания. Обратите внимание! Обязательных требований к форме должностной инструкции в законодательстве нет. В подавляющем большинстве организаций, где их применяют, составляют их в письменном виде, распечатывают, ознакомление с документом происходит путем проставления личной подписи, подтверждающей, что сотрудник прочел и понял ее содержание. Таким образом, форма должностной инструкции (образец будет ниже) в подавляющем большинстве письменная, в виде бумажного документа.
Однако (так как требований не установлено), если организация использует электронный документооборот, а программное обеспечение позволяет подтвердить факт ознакомления и подписания данного документа сотрудником (а также предоставление его проверяющим органам в случае необходимости), то возможно использование и электронной версии. Справка Утверждать данный документ можно двумя способами: путем проставления подписи на должностной инструкции в специальном грифе «утверждаю»; путем издания отдельного распорядительного акта об утверждении (если инструкция не содержит соответствующего грифа для утверждения).
Содержание должностной инструкции Содержание инструкции выработалось практикой. Она состоит из нескольких разделов: общие положения (требования к сотруднику по данной должности в части опыта, образования, возраста, специальных требований, допусков и так далее, а также перечисление, что должен знать сотрудник, кому он подчиняется); функциональные обязанности; права сотрудника; ответственность. В общих положениях указывается перечень нормативных актов, а также локальных актов работодателя, которые необходимы работнику при выполнении своего функционала. Для каждой компании набор нормативной базы свой, здесь необходимо учитывать специфику. Основной раздел – описание обязанностей. За основу тут следует брать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный
Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, а также Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787. Эти документы иногда называют «сборник должностных инструкций». Для этого и разработаны указанные документы, чтобы организации брали за основу описанные в них функциональные обязанности и, добавляя свои требования, специфику, разрабатывали должностные инструкции работников. Справка При разработке должностной инструкции следует учитывать такие факторы, как: структура предприятия; разрабатывается ли инструкция для новой должности, где еще нет сотрудника, или для должности, которая уже занята; особенности структурного подразделения, где введена должность; количество сотрудников с одинаковой должностью и варианты из взаимозаменяемости; график работы, задачи подразделения и иные факторы. Разберемся, насколько подробно и развернуто необходимо прописывать функционал. Ответ на этот вопрос зависит от того, насколько важно для руководителя закрепление обязанностей сотрудников на бумаге.
Все компании разные, и для одних отклонения на деле в описанном функционале отдельного сотрудника не будет являться заметным, а для других это может напрямую сказаться на остальных бизнес-процессах и даже на прибыли. Порой четкое описание функционала помогает разграничить обязанности многочисленных работников между собой, и без четких инструкций в конце концов мог возникнуть хаос и недопонимание, что собственно должен делать каждый член команды.
Значение должностной инструкции Главное значение (помимо остальных рассмотренных аспектов) документального описания функционала в том, что работодатель может требовать от сотрудника выполнения только тех обязанностей, которые ему вменены. И только путем письменного закрепления этого круга обязанностей у работодателя возникает право на контроль, наказание за невыполнение, оценку качества выполнения и так далее. Порой привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудника модно только при наличии действующей должностной инструкции, по которой будет сверено то, что сотрудник должен делать, и то, что он делает по факту.
Важно: локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом РФ порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Это относится в полной мере и к должностным инструкциям. Это главное правило трудового права нельзя забывать и при разработке должностных инструкций работников.
